はじめに
こんにちは、初心者ブロガーＪ（じぇい）です。
今回は、僕が実際にやった
時短術節約術10選（職場編）になります。
前に、こちらの記事→【効率化で楽になる！】でも
少しご紹介したのですが、
- 職場の近くに引っ越した
- デスク周りを自分の最高の配置に変えた
- 優先度の高い作業からするようになった
- 瞬間的な作業はすぐ済ませるようになった
- 結論や目的から話するようになった
- メモのかわりに写真を撮るようにした
- 集計や記録をExcelで自動化した
- 休憩時間を学びに充てるようにした
- 飲み会や食事会などを断るようにした
- 自分の意見をハッキリと伝えるようにした
という感じになっています。
今回はこれらを深掘りしてお伝えしていきます。
少しでも皆さんの参考になれば嬉しいです。
ちなみに、前回
こちらの記事→【時短術節約術10選（自宅編）】では
自宅での時短術10選を記事にしてありますので
よろしければそちらもご覧ください。
ではよろしくお願いします。
【時短術、節約術】10選！（職場編）
①職場の近くに引っ越した
自宅でも職場でもそうですが、
効率を考えると真っ先に
『時間』が今まで以上に大事になってきます。
そして、
一番最初に思い付くのが通勤時間の短縮。
そうです、職場の近くに住む！ということです。
なぜなら、
短くなった通勤時間の分を
自分の準備時間や作業時間に
あてることができるからです。
実際、僕は現在
職場まで冬でも10分かかりません。
地方という理由も大きいですが、
このおかげで、通勤のストレスも
ほぼなくなりました。
車通勤で時間がかかる場合、
一人カラオケ大会が出来るので
いいと言えばいいのですが、笑
効率や時短を考えると
やはり通勤時間は短い方が
僕には合っていたみたいです。
②デスク周りを自分の最高の配置に変えた
僕は会社ではデスクワークなのですが、
掃除をするふりをして思い切って
配置替えをしました。
その際、以前と比べて
数段レベルアップした
最高に使いやすい配置に
変えることが出来ました。
机の上に置くタイプの台について
ジャストサイズで収まるパソコン台を作り
その上にノートパソコン、モニタ×２台、電話
と配置して、手の届く範囲に筆記類、文具類、
ファイル類、プリンタを配置しました。
ファイル類については
再度整理して、不要なものは処分し
量を半分くらいに減らすことも
出来ました。
キーボードとマウス
パソコン台の下に収まるようにして
手前の空きスペースでほとんどの作業が
できる様になりました。
全てが手の届く範囲、かつ
位置的にも体で覚えやすい位置にして
その方向を見ることなく
手を伸ばして、目的のものを
取ることができるようになりました。
写真をお見せできればいいのですが
身バレするのが怖いので
ご了承ください。
なお今現在、快適すぎて
気持ちの面でもスッキリしたので
業務がかなり捗ります笑
③優先度の高い作業からするようになった
これはある程度やってたんですが、
以前に比べて、更に意識して
優先度の高い作業から
済ませるようになりました。
僕の場合、様々な業務が
ランダムに飛び込んでくるのですが、
もちろんそれぞれ
ボリュームや納期が違います。
そんな中『納期』を最優先事項にしました。
あとから飛び込んでくる業務でも
『今すぐ』とか『当日中』といったのもあり、
そちらを優先して終わらせるようにしています。
優先度の順番でいうと、
『納期』→『業務発生日』→『ボリューム』
といった優先順位です。
あらかじめ
納期が最優先！と決めておくことで、
ボリュームのあるものや
先に業務発生したものと比較した時、
作業の順番を迷わなくて済みます。
迷わなくて済むということは
総体的に見て、
手戻り作業や中途半端な作業を
防ぐことができます。
結果、
効率化・時短となっていると言えます。
④瞬間的な作業はすぐ済ませるようになった
優先度の話とは逆のイメージもありますが、
ボリュームが極端に少ない業務や
瞬間的な業務は、優先度を上げて
先に終わらせるようにしました。
なぜかというと、
いくら優先順位を決めていても、
例えば、ボリュームがあり過ぎる
最優先の業務がある場合、
作業量のわりに数をこなしていない！
となれば、集中力が落ちて
効率が悪くなったりしたからです。
業務をかかえる数が
極端に多くなり過ぎることに
プレッシャーを感じていたのも
あると思います。
ですので、
優先順位一辺倒にならずに、
15分～30分程度で終わりそうな
瞬間的な業務は、
自分のキリの良いところで
先に終わらせるようにしました。
そうすることで、
強制的に『タスク数』をこなせるので
モチベーションの維持にもつながり
作業効率を維持したまま
作業を続けることができました。
いくら全集中していても
人間である以上モチベが下がると
効率も下がってしまうので、
自分で調節できる術を知っていると
効率的に進めることができると思います。
⑤結論や目的から話するようになった
会話の中で
相手に伝えたいことがあるときは
結論から話すようにしました。
以前は特に意識していなかったので
状況から話したり、
雑談から話したりしていました。
しかし、先に結論を話しておくことで
自分と同じ目的を見ているので
聞いているほうも理解スピードが早まります。
また話をする方にとっても
始めに話の幹を置いておくことで
不要なものを付ける必要が無くなり
本当に必要な枝葉の部分だけを
話できるようになります。
こういった伝え方を
意識するようになってからは
要点を的確に話できるようになり
結果、
時短と効率化へ結びついたと思えます。
⑥メモのかわりに写真を撮るようにした
僕の業務はたくさんのメモ書きが必要になります。
以前は手書きのメモだけで行っていたのですが、
可能な場合は、メモのかわりに
写真を撮るようにしました。
もちろん手書きメモじゃないとダメな場合もあるし
特に、プライバシーや機密に関わる内容は
写真は撮れないですが
それ以外の通常業務に関わるものなどは
カメラを多用するようにしました。
そうすることで
書き写しの時間を無くすることができ
更に、書き写しの際の
ミスを防ぐことができる様になりました。
結果、
書き写すという作業工程が少なくなって
ミスによる手戻り作業もなくなったので
時短と効率化を行うことができました。
⑦集計や記録をExcelで自動化した
日々の管理業務において
毎日集計しなければいけないものがあります。
その集計や記録の作業をExcelで自動化しました。
具体的には、
資材倉庫で使用した材料の管理なのですが
以前は、
入庫も出庫もその都度ノートに手書きで、
1日の終わりにそれらを全て
Excelに手動入力するという
集計作業を行っていました。
そこで効率化を考えていくと
社内で元々使っているExcelを
もっと利用できないかな？と思い
関数とマクロを勉強して
オリジナルの管理ソフトっぽいものを
作って運用しました。
その結果、現在では
タッチパネルまで会社で導入してもらい
操作はタッチペンのみで
若手社員から高齢の社員まで
簡単に入力作業を行うことが
できるようになりました。
また、
資材倉庫と事務所のパソコンを繋ぐことで
事務所のスタッフもリアルタイムで
数量確認ができるようになり、
他のデータにも紐づけることによって
予算管理や計画数量にも簡単に
役立てることができる様になりました。
あと改めて、Excelの凄さも実感しました。笑
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⑧休憩時間を学びに充てるようにした
あって無いような10時と15時の小休止と
お昼ごはんを食べたあとの30分～40分の時間に
電子書籍を読んだり、Bluetoothイヤホンで
ビジネス関係の動画を見たりして
休憩時間を学びの時間に充てるようにしました。
以前は、
休憩時間にまとめ記事やゲームで
『単なる暇つぶし』をしていたのですが
『時間の大切さ』を考えるようになってからは
そういった学びの行動をするようになりました。
そして、勉強することにより
考え方や観察力の精度が上がり、更に
時短と効率化を図れるようになる！という
良いループに入れたような気がします。
今では、良い意味で休憩時間が待ち遠しいです。笑
⑨飲み会や食事会などを断るようにした
今では感染症もあるので、簡単に誘われることもないですが
飲み会などを断るようにしました。
頻繁にあるわけではないですが、
もともとお酒を飲めない僕は
以前『これも仕事の延長だ…』と
自分に言い聞かせながら、
内面では嫌々付き合っていました。
誘ってくる先輩たちは
お酒好きな人たちばっかりなので、
日付が変わっても帰るそぶりは見せません。
ヒドイ時は、翌日休みという理由で
AM３時～４時まで飲んだりしてたのですが、
誘いを断れない僕はグロッキー状態で
『ベッドとトイレの往復』という
休日を過ごしていました。
そして
『絶対にこのままじゃいけない！』と
心に強く決めた日を境に、
気を遣うことをやめて断るようにしました。
始めはやはり、
断るのにもかなり抵抗があったのですが
数回も断っていると誘ってくる方も
もう声をかけてこなくなります。
結果、
不要な飲み会に行かなくても良くなり
心身ともに、健康的な『時間』を
取り戻すことができました。
⑩自分の意見をハッキリと伝えるようにした
飲み会を断るということの
延長でもあるかもしれませんが
昼間の業務においても、自分の意見を
ハッキリと伝えるようにしました。
出来ないことは出来ないと伝え、
提案や意見がある時は遠慮なく相談し
ミスに気付いた時は、すぐに対処し
上司や同僚に報告と謝罪。
これを行うことで、
無意味な作業や観念に問わられることなく
更に、チームとしての作業効率も上がりました。
重ねて説明しますが、特にミスについては
誰でも起こしてしまうものなので
気付いた瞬間に報告と謝罪を行い、
被害が一番小さい内に対処するに限りますね。
- 職場の近くに引っ越した
- デスク周りを自分の最高の配置に変えた
- 優先度の高い作業からするようになった
- 瞬間的な作業はすぐ済ませるようになった
- 結論や目的から話するようになった
- メモのかわりに写真を撮るようにした
- 集計や記録をExcelで自動化した
- 休憩時間を学びに充てるようにした
- 飲み会や食事会などを断るようにした
- 自分の意見をハッキリと伝えるようにした
以上１０選ですが、一貫して意識したことは
『無駄を最小限にし、自分の時間を最大限にする』
ということです。
このようなことを実践することで
業務のムダな時間を減らすことができ、
また生産性収益性のアップにつなげることにも
成功しました！
これも両学長のリベラルアーツ大学という
YouTubeに出会えて『自分の時間単価』
という考え方を落とし込めるように
なったからだと思っています。
この基本的な考え方は、
家計で多大な効果を発揮しますが
仕事上でも応用できると思います。
このように、底辺サラリーマンの
僕でも改善することが出来たので
これから少しでも、よりよい
豊かな人生を目指すのであれば
ぜひなにか取り組むべきだと思います。
今回の記事が、少しでも
見てくれた方の参考になれば
嬉しいです。
ご覧いただき
ありがとうございました。
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